Il problema della maggior parte delle realtà aziendali oggi non è tanto ottenere dati, ma come ordinarli e classificarli, come creare conoscenza condivisa, come minimizzare i rischi di fuga di capitale intellettuale. La soluzione che proponiamo permette di gestire tutta la documentazione aziendale sia interna che esterna dell’azienda e costituisce un valido strumento per ovviare problemi di perdita di conoscenza, ricreazione continua della stessa e occultamento delle informazioni documentali. La profilazione degli accessi permette inoltre di rendere accessibili all’utente soltanto i contenuti ad egli necessari per lo svolgimento dei suoi compiti in azienda, riducendo la complessità e favorendo in questo modo l’efficienza dei processi. L’archiviazione dei documenti risulta semplice e immediata per gli utenti utilizzatori ed è consentito di pubblicare più documenti in contemporanea.

L’applicativo prevede la multi-utenza e quindi la possibilità per tutto il personale di accedere al sistema avendo a disposizione tutto il capitale intellettuale aziendale favorendo l’efficienza del lavoro. Per consentire che ogni utente acceda solo alle informazioni che la direzione sceglie di mettergli a disposizione è possibile associare a ogni persona un profilo che determina quali documenti e/o cartelle egli può vedere e gestire. L’accesso al sistema richiede l’inserimento di uno username e di una password di autenticazione; in base a queste credenziali il sistema riconosce l’utente e applica le politiche di visibilità configurate su documenti e/o cartelle.

Il programma è predisposto in maniera nativa in modo da poter assegnare alla documentazione archiviata un insieme di attributi come nome, titolo ed una breve descrizione; tuttavia, è possibile definire ulteriori attributi personalizzati. Inoltre, Alfresco offre la possibilità di classificare i contenuti in diversi raggruppamenti tramite categorie personalizzate e tag di segnalazione dei documenti di interesse dei vari utenti.

Il software Alfresco non contempla la protocollazione della documentazione pubblicata.

L’applicativo per la gestione documentale è uno strumento collaborativo in cui operano più utenti che modificano documenti, a volte anche quotidianamente. Può essere quindi complicato individuare la versione più recente del documento. Con la gestione documentale ogni versione del documento viene mantenuta; in questo modo diventa possibile individuare chi ha modificato cosa e quando.

I documenti possono essere visualizzati in anteprima on-line, senza quindi la necessità di scaricare e aprire i file in esso contenuti in un altro programma. La gestione documentale di Alfresco può essere sfruttata per una molteplicità di formati (file Microsoft Office, immagini, fotografie, scansioni, file audio e video).

Alfresco è dotato di una potente funzionalità di ricerca interna contestuale attiva su tutti i formati veloce e performante. Gli utenti possono scegliere se effettuare una ricerca semplice, che consiste nella ricerca da parte del software di un termine specifico all’interno del documento o contenuto nei dati ad esso associati (ricerca contestuale), oppure può decidere di optare per una ricerca avanzata più potente, che consente agli utenti di essere più specifici nel definire i vari criteri di ricerca.

Quando si lavora in team si presenta spesso il problema dell’aggiornamento dei contenuti quindi l’operatore è costretto, di volta in volta, ad andare a controllare se sono presenti nuovi contenuti. Con il sistema proposto il problema viene risolto attraverso l’invio di notifiche automatiche agli utenti interessati nel caso in cui venga aggiunto un nuovo documento all’interno di una specifica area di lavoro, oppure nel caso in cui un documento venga modificato da un altro utente.