La soluzione proposta da Adit per la Gestione Documentale supporta la moderna direzione aziendale nell’archiviazione elettronica e nella condivisione della documentazione interna ed esterna, rendendola fruibile all’operatore nel rispetto di precise regole di visibilità. L’applicativo riduce drasticamente i tempi di ricerca del materiale, rendendoli disponibili sia all’interno che all’esterno della realtà aziendale aiutando a risolvere tutte quelle problematiche che rappresentano un ostacolo alla creazione, sviluppo e diffusione della conoscenza.
Il sistema che proponiamo ai nostri clienti è basato sulla piattaforma software Open Source di Alfresco: una piattaforma web based di gestione dei contenuti che vi permetterà di creare, gestire ed archiviare tutta la documentazione aziendale in modo strutturato garantendo, in termini di prestazioni, massima velocità, sicurezza ed affidabilità.

I vantaggi:

  • Capitalizza il know how aziendale rendendolo sempre disponibile agli utenti e favoririsce la razionalizzazione della documentazione circolante in azienda
  • Costruisce un archivio telematico “intelligente” attraverso la profilazione dei documenti in esso contenuti
  • Supporta il gruppo di lavoro grazie alla predisposizione di specifici “ambienti di lavoro” condivisi
  • Favorisce la circolazione delle conoscenze aziendali all’interno delle aree di pertinenza individuate, migliorando l’efficienza del processi comunicativi
  • Permette l’accesso allo strumento anche dall’esterno della struttura aziendale via web
  • Dispone di una performante funzionalità di ricerca avanzata su tutte le tipologie di contenuti: titoli, contenuti, tag e/o parole chiave e categorie assegnate
  • Prevede un sistema di notifiche automatiche via mail che avvisa l’utente del caricamento di nuovi contenuti o della modifica di documenti esistenti
  • Mantiene lo storico delle revisioni di lavorazione dei diversi documenti
  • Elimina o limita in modo deciso l’uso “dispendioso” degli archivi cartacei in azienda

Moduli e Funzionalità

Archiviazione della documentazione interna/esterna

Il problema della maggior parte delle realtà aziendali oggi non è tanto ottenere dati, ma come ordinarli e classificarli, come creare conoscenza condivisa, come minimizzare i rischi di fuga di capitale intellettuale. La soluzione che proponiamo permette di gestire tutta la documentazione aziendale sia interna che esterna dell’azienda e costituisce un valido strumento per ovviare problemi di perdita di conoscenza, ricreazione continua della stessa e occultamento delle informazioni documentali. La profilazione degli accessi permette inoltre di rendere accessibili all’utente soltanto i contenuti ad egli necessari per lo svolgimento dei suoi compiti in azienda, riducendo la complessità e favorendo in questo modo l’efficienza dei processi. L’archiviazione dei documenti risulta semplice e immediata per gli utenti utilizzatori ed è consentito di pubblicare più documenti in contemporanea.

Accessi profilati e protetti

L’applicativo prevede la multi-utenza e quindi la possibilità per tutto il personale di accedere al sistema avendo a disposizione tutto il capitale intellettuale aziendale favorendo l’efficienza del lavoro. Per consentire che ogni utente acceda solo alle informazioni che la direzione sceglie di mettergli a disposizione è possibile associare a ogni persona un profilo che determina quali documenti e/o cartelle egli può vedere e gestire. L’accesso al sistema richiede l’inserimento di uno username e di una password di autenticazione; in base a queste credenziali il sistema riconosce l’utente e applica le politiche di visibilità configurate su documenti e/o cartelle.

Classificazione dei documenti

Il programma è predisposto in maniera nativa in modo da poter assegnare alla documentazione archiviata un insieme di attributi come nome, titolo ed una breve descrizione; tuttavia, è possibile definire ulteriori attributi personalizzati. Inoltre, Alfresco offre la possibilità di classificare i contenuti in diversi raggruppamenti tramite categorie personalizzate e tag di segnalazione dei documenti di interesse dei vari utenti.

Il software Alfresco non contempla la protocollazione della documentazione pubblicata.

Storico delle revisioni dei documenti

L’applicativo per la gestione documentale è uno strumento collaborativo in cui operano più utenti che modificano documenti, a volte anche quotidianamente. Può essere quindi complicato individuare la versione più recente del documento. Con la gestione documentale ogni versione del documento viene mantenuta; in questo modo diventa possibile individuare chi ha modificato cosa e quando.

Anteprima dei documenti on-line

I documenti possono essere visualizzati in anteprima on-line, senza quindi la necessità di scaricare e aprire i file in esso contenuti in un altro programma. La gestione documentale di Alfresco può essere sfruttata per una molteplicità di formati (file Microsoft Office, immagini, fotografie, scansioni, file audio e video).

Velocità di ricerca

Alfresco è dotato di una potente funzionalità di ricerca interna contestuale attiva su tutti i formati veloce e performante. Gli utenti possono scegliere se effettuare una ricerca semplice, che consiste nella ricerca da parte del software di un termine specifico all’interno del documento o contenuto nei dati ad esso associati (ricerca contestuale), oppure può decidere di optare per una ricerca avanzata più potente, che consente agli utenti di essere più specifici nel definire i vari criteri di ricerca.

Sistema di notifiche automatiche

Quando si lavora in team si presenta spesso il problema dell’aggiornamento dei contenuti quindi l’operatore è costretto, di volta in volta, ad andare a controllare se sono presenti nuovi contenuti. Con il sistema proposto il problema viene risolto attraverso l’invio di notifiche automatiche agli utenti interessati nel caso in cui venga aggiunto un nuovo documento all’interno di una specifica area di lavoro, oppure nel caso in cui un documento venga modificato da un altro utente.

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